Advokátska kancelária Kotvan, s. r. o. pri poskytovaní právnych služieb spracúva osobné údaje.

Pri spracúvaní osobných údajov sa riadim najmä všeobecným nariadením EÚ o ochrane údajov (“GDPR”), ktoré upravuje aj Vaše práva ako dotknutej osoby, ďalej tými ustanoveniami zákona o ochrane osobných údajov, ktoré sa na nás vzťahujú (najmä § 78), zákonom o advokácií (§ 18), ako aj inými právnymi predpismi.

Prečo spracúvam osobné údaje?

Spracúvanie osobných údajov je z mojej strany nevyhnutné najmä preto, aby som mohol:

• poskytovať právne služby a vykonávať advokátske povolanie;
• plniť rôzne zákonné, stavovské a zmluvné povinnosti; a
• chrániť moje oprávnené záujmy, záujmy mojich klientov a iných osôb.

Na aké účely a na základe akých právnych základov spracúvam osobné údaje?

Účel	Právny základ	Súvisiace predpisy
Výkon povolania (poskytovanie právnych služieb)	Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR, plnenie zmluvných povinností podľa čl. 6 písm. b) GDPR a tiež ochrana životne dôležitých záujmov klienta  podľa čl. 6 ods. 1 písm. d) GDPR, prípadne aj  preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov podľa čl. 9 ods. 2 písm. f) GDPR	Zákon o advokácií, Advokátsky poriadok, Občiansky a Obchodný zákonník
Poskytovanie iných ako právnych služieb (napríklad v prípade registrácie Partnera verejného sektora, podnájmu nebytových priestorov atď.)	Plnenie zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR, prípadne aj plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR	Zákon o partneroch verejného sektora, Zákon o e-Governmente, Občiansky a Obchodný zákonník, Zákon o nájme nebytových priestorov
Zabezpečenie súladu s právnymi predpismi a predpismi Slovenskej advokátskej komory	Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR, oprávnený záujem advokátov alebo tretích strán podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR, verejný záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. e) GDPR alebo obhajovanie právnych nárokov podľa čl. 9 ods. 2 písm. f) GDPR	Zákon o advokácií, Advokátsky poriadok, Zákon o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti, Zákon o oznamovaní protispoločenskej činnosti, GDPR
Účely týkajúce sa ochrany oprávnených záujmov (napr. kamerový systém v sídle kancelárie)	Oprávnený záujem advokátov alebo tretích strán podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR	GDPR, Občiansky a Obchodný zákonník, Trestný poriadok, Trestný zákon, Civilný sporový poriadok, Civilný mimosporový poriadok, Správny súdny poriadok, Správny poriadok, Zákon o priestupkoch
Personalistika a mzdy	Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR	Zákonník práce, Zákon o advokácií a ďalšie predpisy v oblasti pracovného práva vrátane zákona o sociálnom poistení, zákon o starobnom dôchodkovom sporení, zákon o zdravotnom poistení v znení neskorších predpisov
Účtovné a daňové účely	Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR	Osobitné zákony v oblasti účtovníctva a správy daní

Komu sprístupňujem Vaše osobné údaje?

Osobné údaje klientov a iných fyzických osôb sprístupňujem len v nevyhnutnej miere a vždy pri zachovaní mlčanlivosti príjemcu údajov napr. mojim zamestnancom, osobám, ktoré poverujem vykonaním jednotlivých úkonov právnych služieb, zastupujúcim alebo spolupracujúcim advokátom, mojim účtovným a daňovým poradcom, Slovenskej advokátskej komore (napr. v prípade disciplinárneho konania) alebo poskytovateľom softvérového vybavenia alebo podpory mojej advokátskej kancelárie, vrátane zamestnancov týchto osôb.

Aj keď mám z dôvodu zachovania mlčanlivosti obmedzenú povinnosť poskytovať Vaše osobné údaje orgánom verejnej moci, som povinný prekaziť spáchanie trestného činu a takisto mám povinnosť oznamovať informácie na úseku predchádzania legalizácii príjmov z trestnej činnosti (pranie špinavých peňazí a financovania terorizmu).

V osobitných prípadoch môže dôjsť k zverejneniu osobných údajov klientov, a prípadne aj iných fyzických osôb, napr. v rámci katastrálneho konania, konania o zápise do obchodného registra, konania o zápise záložného práva do Notárskeho centrálneho registra záložných práv, konania o zápise práv v registroch vedených Úradom Priemyselného vlastníctva Slovenskej republiky, atď. vždy sa tak uskutočňuje na základe osobitného predpisu, a v rámci poskytovania právnych služieb.

Do ktorých krajín prenášam Vaše osobné údaje?

Cezhraničný prenos Vašich osobných údajov to tretích krajín mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (EÚ, Island, Nórsko a Lichtenštajnsko) nezamýšľam.

Nevykonávam automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania.

Ako dlho uchovávam Vaše osobné údaje?

Osobné údaje uchovávam najviac dovtedy, kým je to potrebné na účely, na ktoré sa osobné údaje spracúvajú. Pri uchovávaní osobných údajov sa riadim odporúčanými dobami uchovávania v zmysle Uznesenia predsedníctva Slovenskej advokátskej komory číslo 29/11/2011, napr.:

• Knihu došlej pošty a knihu odoslanej pošty po jej zaplnení uschováva advokát počas desiatich rokov od dátumu prijatia alebo odoslania v knihe zapísanej poslednej zásielky;
• Inventárny zoznam archivuje advokát počas desiatich rokov od jeho spísania;
• Ak advokát vedie menoslov klientov a protokol klientskeho spisu elektronicky, ku koncu kalendárneho roka vyhotoví za kalendárny rok jeho tlačenú formu a túto uloží v kancelárii bez časového obmedzenia;
• Skartačná lehota klientskeho spisu je 10 rokov a plynie odo dňa, keď sú splnené všetky podmienky pre uloženie spisu do archívu.

Na advokátov sa vzťahujú stavovské prepisy vykladajúce povinnosti advokátov podľa Zákona o advokácií, podľa ktorých existujú určité okolnosti, ktoré predlžujú naše doby uchovávania osobných údajov, resp. bránia nám v skartácií niektorých dokumentov z pochopiteľných dôvodov. Napr.:

• Klientsky spis, v ktorom sa nachádzajú originály listín odovzdaných advokátovi klientom nie je možné skartovať;
• Skartovať nie je možné protokoly klientskych spisov a menoslov klientskych spisov;
• Skartovať nie je možné klientsky spis alebo jeho časť, ktorú je advokát povinný odovzdať štátnemu archívu;
• Skartovať nie je možné klientsky spis, pokiaľ je vedené akékoľvek konanie pred súdom, orgánom štátnej správy, orgánmi činnými v trestnom konaní, Slovenskou advokátskou komorou, ktoré obsahovo súvisí s obsahom klientskeho spisu alebo ktorého predmetom bolo konanie alebo opomenutie advokáta pri poskytovaní právnej pomoci vo veci klientovi.

Ako o Vás získavam osobné údaje?

Ak ste môj klient, Vaše osobné údaje najčastejšie získavam priamo od Vás. V závislosti od konkrétneho prípadu neposkytnutie osobných údajov klientom môže mať dopad na moju schopnosť poskytnúť kvalitné právne poradenstvo, alebo vo výnimočných prípadoch aj moju povinnosť odmietnuť poskytnúť právne poradenstvo. Osobné údaje o klientoch môžem získavať aj z verejne dostupných zdrojov, od orgánov verejnej moci, alebo od iných osôb.

Ak nie ste môj klient, Vaše osobné údaje najčastejšie získavam od mojich klientov, alebo z iných verejných, alebo zákonných zdrojov, ako napr. vyžiadaním od orgánov verejnej moci, získavaním dôkazov v prospech klienta, výpisom z verejných registrov, nahliadaním do administratívnych, súdnych alebo iných spisov a/alebo registrov vedených orgánmi verejnej moci a pod. V takom prípade o Vás môžem osobné údaje získavať bez Vášho informovania, a aj proti Vašej vôli na základe zákonného oprávnenia advokáta a povinnosti vykonávať advokáciu v súlade so Zákonom o advokácií.

Aké práva máte ako dotknutá osoba?

Ak o Vás spracúvam osobné údaje výlučne na základe Vášho súhlasu so spracúvaním osobných údajov, máte právo kedykoľvek svoj súhlas odvolať. Bez ohľadu na to máte právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu osobných údajov na účely priameho marketingu, vrátane profilovania, prípadne ak by som spracovávala osobné údaje na základe oprávneného záujmu podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR

Ak ste môj klient a Vaše osobné údaje spracúvam v súvislosti s poskytovaním právnej služby výkonom advokácie:

nemáte právo na:

• obmedzenie spracúvania (čl. 18 ods. 2 GDPR);
• na vymazanie a zabudnutie (čl. 17 ods. 3 písm. b) a e) GDPR);
• prenosnosť (čl. 20 ods. 1 GDPR, § 18 ods. 8 Zákona o advokácii)
• právo odvolať súhlas, keďže Vaše osobné údaje nie sú spracúvané na základe Vášho súhlasu ale na inom právnom základe podľa čl. 6 ods. 1 písm. b), c) a prípadne aj d) GDPR;
• právo namietať (čl. 21 GDPR).

máte právo na:

• prístup k osobným údajom a informáciám podľa čl. 15 GDPR
• opravu Vašich osobných údajov (čl. 16 GDPR);
• podať návrh na konanie o ochrane osobných údajov na Úrade na ochranu osobných údajov podľa čl. 99 a nasl. zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov, alebo podať sťažnosť na Slovenskej advokátskej komore.

Ak nie ste môj klient (napr. ste protistrana môjho klienta) a Vaše osobné údaje spracúvam v súvislosti s poskytovaním právnej služby klientovi výkonom advokácie, podľa ustanovenia § 18 ods. 8 zákona o advokácii výslovne nie som povinný poskytnúť Vám informácie o spracúvaní osobných údajov, ani Vám umožniť prístup alebo prenosnosť osobných údajov podľa ustanovení GDPR v prípade, ak sa tieto informácie týkajú výkonu advokácie, na ktorý sa vzťahuje povinnosť zachovávať mlčanlivosť podľa zákona o advokácii.

Z vyššie uvedeného dôvodu teda:

nemáte právo na:

• informáciu o spracúvaní osobných údajov podľa čl. 14 GDPR;
• prístup k osobným údajom a informáciám podľa čl. 15 GDPR (čl. 18 ods. 8 Zákona o advokácii);
• obmedzenie spracúvania (čl. 18 ods. 2 GDPR);
• na vymazanie a zabudnutie (čl. 17 ods. 3 písm. b) a e) GDPR);
• prenosnosť (čl. 20 ods. 1 GDPR)
• právo odvolať súhlas, keďže Vaše osobné údaje nie sú spracúvané na základe Vášho súhlasu;
• právo namietať (čl. 21 GDPR).

máte právo na:

• opravu Vašich osobných údajov (čl. 16 GDPR);
• podať návrh na konanie o ochrane osobných údajov na Úrade na ochranu osobných údajov podľa čl. 99 a nasl. zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov, alebo podať sťažnosť na Slovenskej advokátskej komore.

Informácia o tom, či je poskytovanie osobných údajov zákonnou alebo zmluvnou požiadavkou, alebo požiadavkou, ktorá je potrebná na uzavretie zmluvy, či je dotknutá osoba povinná poskytnúť osobné údaje, ako aj možné následky neposkytnutia takýchto údajov

Poskytovanie osobných údajov je čiastočne vyžadované zákonom (napríklad daňovými predpismi) alebo môže vyplývať aj zo zmluvných ustanovení (napríklad informácie o zmluvnom partnerovi). Ak je potrebné uzatvoriť zmluvu, napr. zmluvu o poskytovaní právnych služieb, dotknutá osoba mi poskytne jej osobné údaje, ktoré musím následne spracovať. Dotknutá osoba je napríklad povinná poskytnúť mi jej osobné údaje pri uzatvorení zmluvy s advokátskou kanceláriou. Neposkytnutie osobných údajov by malo za následok, že zmluva s dotknutou osobou by nemohla byť uzatvorená. Predtým, ako dotknutá osoba poskytne osobné údaje, môže kontaktovať mňa, alebo zamestnanca advokátskej kancelárie. Zamestnanec mojej advokátskej kancelárie objasní dotknutej osobe, či je poskytnutie osobných údajov požadované zákonom, alebo zmluvou, alebo je nevyhnutné pre uzatvorenie zmluvy, či existuje povinnosť poskytnúť osobné údaje, a aké sú dôsledky neposkytnutia osobných údajov.

Zmeny podmienok ochrany súkromia

Ochrana osobných údajov pre mňa nie je jednorazovou záležitosťou. Informácie, ktoré som Vám povinný vzhľadom na moje spracúvanie osobných údajov poskytnúť sa môžu meniť alebo prestať byť aktuálne. Z tohto dôvodu si vyhradzujem možnosť kedykoľvek tieto podmienky upraviť a zmeniť v akomkoľvek rozsahu. V prípade, že sa zmenia tieto podmienky podstatným spôsobom, túto zmenu Vám dám do pozornosti, napr. všeobecným oznámením na mojej webstránke alebo osobitným oznámením prostredníctvom emailu.

Aké oprávnené záujmy sledujem pri spracúvaní osobných údajov?

Moji klienti si prostredníctvom mojej advokátskej kancelárie uplatňujú rôzne právne nároky a chránia si svoje oprávnené záujmy. Sledujem teda v rámci poskytovania právnych služieb oprávnené záujmy klientov, zároveň však, ako advokát mám postavenie prevádzkovateľa podľa definície GDPR a nespracovávam osobné údaje klienta na základe jeho poverenia a pokynov ako sprostredkovateľ podľa definície GDPR. Mám teda svoje samostatné, neodvodené, právo na účely výkonu advokácie spracovávať osobné údaje, a to vrátane citlivých údajov (čl. 9 GDPR), a údajov o uznaní viny za trestné činy a priestupky (čl. 10 GDPR), ako aj osobných údajov o tretích osobách, a to aj bez ich súhlasu (§ 18 ods. 6 a 7 Zákona o advokácii).

V rámci poskytovania právnych služieb a výkonu advokácie mám aj ja ako advokát oprávnené záujmy, napr. záujem chrániť si majetok, a môžu mi vzniknúť právne nároky voči rôznym fyzickým osobám, napr. z titulu neplnenia zmluvy, vzniku škody, atď. V takomto prípade by som mohol aj ja spracovať osobné údaje na základe článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR. Aktuálne však na základe tohto článku nespracovávam osobné údaje .